Digitale Dokumente: Wenn der Postmann nicht mehr klingelt.

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Digitale Dokumente

Aus dem smart. KYOCERA business blog

Digitale Dokumente und Geschäftsprozesse gewinnen im Mittelstand laut Bitkom zunehmend die Oberhand. Dazu wird auch das E-Rechnungsgesetz beitragen. Gehört der papierbasierte Geschäftsbrief daher bald der Vergangenheit an?

Es gab Zeiten, da begann die Verarbeitung von Dokumenten mit einem Klingeln. Der Postbote gab die wichtigen Geschäftsbriefe am Empfang ab. Danach wurden sie gestempelt, gestapelt, eingesammelt, kopiert, gedruckt, sortiert, verteilt, abgetippt, korrigiert und schließlich in Regalwänden voller Papierhefter verstaut.

Zwar geben noch immer nur vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich an, vollkommen papierlos zu arbeiten. Dies hat eine eine Befragung von 1.560 Arbeitnehmern durch Statista im Auftrag von KYOCERA ergeben. Viele Mittelständler haben den Nutzen von digitalen Dokumenten und digitalisierter Geschäftsprozesse aber erkannt. 45 Prozent der Firmen verfolgen der Studie zufolge schon jetzt die komplette Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements. Dies deckt sich mit den neuesten Erkenntnissen des Bitkom. Demnach plant fast jeder vierte Mittelständler seine Zukunft mit digitalen Dokumenten.

Kosten senken, Kundennutzen steigern

Ein Grund für den Siegeszug digitaler Dokumente: Allein im Backoffice können durch ein modernes Print- und Dokumenten-Management massiv Kosten gespart werden. Denn manuelle Aufwände sowie Liege- und Transportzeiten in der Bearbeitung von Rechnungen sind ungenau, umfangreich, langwierig und somit teuer.

Darüber hinaus ermöglichen digitale Dokumente bei vielen Geschäftsprozessen Produktivitätssprünge durch mobiles Arbeiten oder die komplette Automatisierung von Workflows. Die Einbindung von Echtzeit-Datenanalysen oder Künstlicher Intelligenz, um beispielsweise kundenfreundliche und automatisierte Online-Dienste bereitzustellen, werden durch digitalisierte Dokumente zudem erst ermöglicht.

Hardware macht Daten mobil

Ohne die passende Infrastruktur geht jedoch nichts. Ob Kunden, Geschäftspartner oder eigene Mitarbeiter, ob privat oder geschäftlich, die Mobilität digitaler Dokumente kennt keine Grenzen. Computer, Tablets oder Smartphones allein reichen da nicht aus. Leistungsstarke und ortsunabhängige Scanner und Drucker sind unumgänglich, um die Verknüpfung von analoger und digitaler Geschäftswelt zu meistern. So kommt die Studie „Print- und Dokumentenmanagement in Deutschland 2019“ des Marktforschungsinstituts IDC zu folgendem Ergebnis: Schon jetzt treiben 45 Prozent der Firmen das mobile Drucken und 41 Prozent das mobile Scannen und Weiterleiten von Dokumenten voran.

Auch die Mitarbeiter müssen die Digitalisierung im wahrsten Sinne des Wortes auf dem Schirm haben. Denn umso größer beispielsweise die Computerdisplays sind, desto einfacher können Tabellen, Rechnungen oder Pläne am Bildschirm gelesen werden.

Software hilft beim Verknüpfen

Eine E-Mail auszudrucken, um sie einer Kollegin zu zeigen, ist somit überflüssig. Zumal die digitale Kommunikation auch längst durch Collaboration-Tools ergänzt wird. Das E-Mail-Postfach ist nur eines von vielen integrierten Elementen. Neben Chats, Messaging- oder Videokonferenz-Programmen ermöglichen sie den Zugriff auf verschiedene Datenbanken und digitale Dokumente.

Mit untereinander inkompatiblen Einzellösungen ist allerdings niemandem geholfen. Bei der digitalen Verarbeitung von Aufträgen und Bestellungen sind vielmehr professionelle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie das Enterprise Content Management (ECM) das Mittel der Wahl. Um digitalisierte Verträge, Geschäftsbriefe, Rechnungen oder E-Mails unternehmensübergreifend zu verwalten und Workflows zu digitalisieren, existieren für Mittelständler optimierte Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager.

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